Instructivo para que
una empresa pueda obtener y emitir recibos de sueldo electrónicos.
Conforme a las
disposiciones vigentes las empresas pueden emitir el recibo de sueldo
electrónico a sus empleados y con ello generar seguridad,
estabilidad y ahorrar muchos costos en la emisión de dichos
certificados. Además de contribuir a la ecología y utilizar menos
papel.
Recordemos que todo esto
surge de los resoluciones 1455/2011 y 1362/2012 ambas emitidas por el
Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.
El recibo, actualmente
con la resolución 1455/2011, se puede realizar de forma digital o
electrónica y con ello reemplazar el uso del papel, siempre que la
empresa se encuentre sujeta a la normativa vigente para que posea
validez legal. Para comenzar con la inscripción de la empresa para
emitir los recibos deberá realizar una presentación a la secretaría
de trabajo, con los requisitos:
Fundamentación General
de la Petición: Por lo general es una formalidad de carácter
informativo en la presentación que la empresa debe realizar ante la
Secretaria de Trabajo, explicando los motivos por los cuales desea
comenzar a emitir, de forma electrónica o digital, los recibos de
sueldo a sus empleados.
Universo de trabajadores
alcanzado por la medida: Claramente, la empresa debe decir si
emitirá a todos o algunos de sus dependientes, sus recibos de
sueldo de forma digital o electrónica, pudiendo utilizar ambos
sistemas.
Protocolos y estándares
tecnológicos utilizados para garantizar seguridad, autenticidad,
autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo
estas modalidades: En este punto el carácter de la seguridad
digital es supremo, por lo cual el programa que deberá utilizar la
empresa debe ser “seguro” en la certeza de la información
utilizada, y su confianza en el mismo.
Cumplimiento de la forma
y contenido necesario que debe poseer cada uno de los recibos, de
conformidad con lo establecido en LCT y sus modificatorias: con lo
cual el recibo en papel debe tener los mismos requisitos que el
electrónico digital, por lo cual ambos tienen mismo valor legal.
Declaración jurada del
representante legal del empleador, con firma certificada
notarialmente, vertida en ejemplar anexo, en cuanto a que la empresa
reconocerá la autenticidad de los recibos emitidos en los términos
del presente régimen: La firma del representante legal de la
empresa, en este ítem, funciona como un doble control, en el cual
no solo informa que comenzará a emitir recibos de forma electrónica
o digital, sino que se encuentra en conocimiento que el mismo tiene
iguales caracteres que si fuese en papel, y que además el recibo
cuenta con la seguridad que la empresa deberá alegar, en una
posible presentación de prueba ante algún tribunal, que ese recibo
en principio es valedero, y que si desea impugnar (el recibo),
deberá probarlo.
Mecanismo de sustitución
del soporte papel, con las modalidades de emisión del recibo
suscripto por el funcionario autorizado de la empresa y su acuse de
recepción por parte del trabajador, conteniendo las firmas
previstas en la ley 25,506, su Decreto Reglamentario Nº2628/02 y
sus normas modificatorias y complementarias. Deberá garantizarse la
recepción del documento al trabajador mediante su acceso a intranet
de la organización por canal seguro, por usuario y clave, con plazo
adecuado de visualización. Asimismo, se deberán arbitrar los
medios para posibilitar su eventual impresión de manera gratuita
por parte del interesado: Este punto es de suma importancia dado que
no solo se reconoce la firma digital, sino que también la firma
electrónica, con lo cual una empresa puede tener (o no) firma
digital, con todos sus beneficios, o firma electrónica. Pero de
todas formas puede emitir recibos de sueldo en carácter legal sin
contar con este requisito, además como vimos en el punto anterior,
todos los recibos que emita la empresa son tomados como valederos,
salvo prueba en contrario por parte de la empresa en un supuesto
proceso judicial, pero en principio el recibo se presume como
valido. Pero además, comienza a informar que el empleado deberá
poder acceder a su recibo de forma simple (usuario y clave), por
canal seguro en su red interna (intranet), un plazo de visualización
acorde (un factor discrecional a favor de la empresa), pero de todas
formas el empleado, en todas sus facultades podrá realizar una
impresión sin costo de dicho recibo. A las vistas del derecho
laboral el acuse de recibo, es para que al empleado se le entregue
el certificado y no pueda decir que nunca se le entrego, lo que
ocasionará una falta grave para el empleador o la empresa, por ello
la seguridad de la entrega es fundamental, no solo para el
trabajador sino para la empresa.
Procesos operativos de
flujo electrónico que permitan considerar la trazabilidad de los
casos sujetos a este régimen: Son los procesos técnicos para que
el archivo pueda ser seguro, en caso de una anomalía.
Modo de asegurar el
pleno acceso de los trabajadores a sus recibos emitidos conforme la
presente reglamentación, fuera del establecimiento y de forma
personal y privada: El trabajador tiene la posibilidad de ingresar,
desde la intranet de la empresa, a su recibo de sueldo de la misma
forma y con la misma seguridad, como si utilizara un terminal de la
empresa.
Acciones de contingencia
para la guarda y recuperación de los recibos, sin afectación
alguna de su contenido: La empresa debe asegurar la legalidad de sus
archivos y contar con un sistema de guarda, para cuando exista algún
problema, los recibos de sueldo no se pierdan, dado que por este
inciso, se entiende que la perdida de los mismo es por culpa, pura y
exclusiva de la empresa.
Una vez presentada la
petición, con todas las formalidades, la Secretaria de Trabajo, en
conjunto con las áreas técnica y jurídicas dará su opinión sobre
la admisibilidad de la petición. Donde la autoridad administrativa
podrá solicitar a la empresa, y en cualquier momento, ampliar
información o sugerir modificaciones a las mismas, para que la
petición entregada por la empresa sea viable y en caso de que la
empresa no cumpla con esta normativa, en cualquier momento, incluso
posterior a la aprobación, podrá ser revocada si la empresa deja de
estar dentro de los requisitos de la normativa.
Los recibos deben
contener la mención “La Empresa reconoce la autenticidad, autoría
e integridad del presente documento, cuya emisión ha sido autorizada
mediante Resolución S.T. Nº...” y en ningún caso los empleadores
podrán oponer el desconocimiento o apartarse de sus obligaciones,
tanto laborales como de aportes y adecuarse al resto de la normativa
vigente, y cualquier normativa complementaria o aclaratoria, será
realizada por la Secretaria de Trabajo.
Hasta aquí analizamos la
resolución 1455/2011, ahora pasemos a la resolución 1362/2012,
donde la misma aclara ciertas cuestiones que parecen confusas en la
1455/2011.
Antes de solicitar la
petición para emitir recibos de sueldo electrónicos deberá estar
inscripta en AFIP la persona jurídica o persona física , y con
dicha constancia sumarla a la documentación correspondiente, así
mismo si el empleador es una persona física, deberá sumar copia de
su DNI (con el fin de acreditar su persona), y en caso de una persona
jurídica (una sociedad, por ejemplo) deberá adjuntar copia
certificada del instrumento constitutivo y la correspondiente
constancia de inscripción ante el registro que corresponda (IGJ)
según su naturaleza jurídica.
Así mismo, dentro de la
recepción del recibo de sueldo, deberá contar con dos campos para
que el empleado exprese “conforme” o “no conforme” para que
el trabajador seleccione una alternativa y que la misma quede
firmada. Como es normal, la firma del empleador o su representante
legal, deberá firmar cada recibo de sueldo antes de que el
trabajador recepcione el recibo de sueldo.
Como los recibos son de
carácter digital o electrónico, y debe estar sujeta a la ley de
firma digital 25,506 la empresa deberá contar con dicha firma, de
forma obligatoria para la persona física que firme el recibo, o su
representante legal en caso de ser una sociedad, informando la
autoridad Certificadora (por ejemplo AFIP), y deberá ser informado
en la petición que la empresa entrega a la Secretaria de Trabajo
mediante nota suscripta de dicha autoridad Certificadora informando
la cantidad, tipo y clase. Y tiene la posibilidad de informar que
trabajadores tienen, también, registrada firma digital o electrónica
deberá informar cantidad, tipo y clase.
Como último requisito,
el sistema que será empleado para emitir los recibos de sueldo
electrónicos deberá contar con la posibilidad que el trabajador
pueda realizara una copia o guardar los mismos en cualquier
dispositivo propiedad del trabajador, con lo cual el empleado puede
optar por guardar una copia sin ningún inconveniente, además claro,
de poder consultarlo desde cualquier dispositivo fuera de la empresa,
con un usuario y clave.
