Recibo de sueldo electrónico explicación.

Instructivo para que una empresa pueda obtener y emitir recibos de sueldo electrónicos.

Conforme a las disposiciones vigentes las empresas pueden emitir el recibo de sueldo electrónico a sus empleados y con ello generar seguridad, estabilidad y ahorrar muchos costos en la emisión de dichos certificados. Además de contribuir a la ecología y utilizar menos papel.

Recordemos que todo esto surge de los resoluciones 1455/2011 y 1362/2012 ambas emitidas por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.

El recibo, actualmente con la resolución 1455/2011, se puede realizar de forma digital o electrónica y con ello reemplazar el uso del papel, siempre que la empresa se encuentre sujeta a la normativa vigente para que posea validez legal. Para comenzar con la inscripción de la empresa para emitir los recibos deberá realizar una presentación a la secretaría de trabajo, con los requisitos:

1. Fundamentación General de la Petición: Por lo general es una formalidad de carácter informativo en la presentación que la empresa debe realizar ante la Secretaria de Trabajo, explicando los motivos por los cuales desea comenzar a emitir, de forma electrónica o digital, los recibos de sueldo a sus empleados.

2. Universo de trabajadores alcanzado por la medida: Claramente, la empresa debe decir si emitirá a todos o algunos de sus dependientes, sus recibos de sueldo de forma digital o electrónica, pudiendo utilizar ambos sistemas.
3. Protocolos y estándares tecnológicos utilizados para garantizar seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo estas modalidades: En este punto el carácter de la seguridad digital es supremo, por lo cual el programa que deberá utilizar la empresa debe ser “seguro” en la certeza de la información utilizada, y su confianza en el mismo.
4. Cumplimiento de la forma y contenido necesario que debe poseer cada uno de los recibos, de conformidad con lo establecido en LCT y sus modificatorias: con lo cual el recibo en papel debe tener los mismos requisitos que el electrónico digital, por lo cual ambos tienen mismo valor legal.
5. Declaración jurada del representante legal del empleador, con firma certificada notarialmente, vertida en ejemplar anexo, en cuanto a que la empresa reconocerá la autenticidad de los recibos emitidos en los términos del presente régimen: La firma del representante legal de la empresa, en este ítem, funciona como un doble control, en el cual no solo informa que comenzará a emitir recibos de forma electrónica o digital, sino que se encuentra en conocimiento que el mismo tiene iguales caracteres que si fuese en papel, y que además el recibo cuenta con la seguridad que la empresa deberá alegar, en una posible presentación de prueba ante algún tribunal, que ese recibo en principio es valedero, y que si desea impugnar (el recibo), deberá probarlo.
6. Mecanismo de sustitución del soporte papel, con las modalidades de emisión del recibo suscripto por el funcionario autorizado de la empresa y su acuse de recepción por parte del trabajador, conteniendo las firmas previstas en la ley 25,506, su Decreto Reglamentario Nº2628/02 y sus normas modificatorias y complementarias. Deberá garantizarse la recepción del documento al trabajador mediante su acceso a intranet de la organización por canal seguro, por usuario y clave, con plazo adecuado de visualización. Asimismo, se deberán arbitrar los medios para posibilitar su eventual impresión de manera gratuita por parte del interesado: Este punto es de suma importancia dado que no solo se reconoce la firma digital, sino que también la firma electrónica, con lo cual una empresa puede tener (o no) firma digital, con todos sus beneficios, o firma electrónica. Pero de todas formas puede emitir recibos de sueldo en carácter legal sin contar con este requisito, además como vimos en el punto anterior, todos los recibos que emita la empresa son tomados como valederos, salvo prueba en contrario por parte de la empresa en un supuesto proceso judicial, pero en principio el recibo se presume como valido. Pero además, comienza a informar que el empleado deberá poder acceder a su recibo de forma simple (usuario y clave), por canal seguro en su red interna (intranet), un plazo de visualización acorde (un factor discrecional a favor de la empresa), pero de todas formas el empleado, en todas sus facultades podrá realizar una impresión sin costo de dicho recibo. A las vistas del derecho laboral el acuse de recibo, es para que al empleado se le entregue el certificado y no pueda decir que nunca se le entrego, lo que ocasionará una falta grave para el empleador o la empresa, por ello la seguridad de la entrega es fundamental, no solo para el trabajador sino para la empresa.
7. Procesos operativos de flujo electrónico que permitan considerar la trazabilidad de los casos sujetos a este régimen: Son los procesos técnicos para que el archivo pueda ser seguro, en caso de una anomalía.
8. Modo de asegurar el pleno acceso de los trabajadores a sus recibos emitidos conforme la presente reglamentación, fuera del establecimiento y de forma personal y privada: El trabajador tiene la posibilidad de ingresar, desde la intranet de la empresa, a su recibo de sueldo de la misma forma y con la misma seguridad, como si utilizara un terminal de la empresa.
9. Acciones de contingencia para la guarda y recuperación de los recibos, sin afectación alguna de su contenido: La empresa debe asegurar la legalidad de sus archivos y contar con un sistema de guarda, para cuando exista algún problema, los recibos de sueldo no se pierdan, dado que por este inciso, se entiende que la perdida de los mismo es por culpa, pura y exclusiva de la empresa.

Una vez presentada la petición, con todas las formalidades, la Secretaria de Trabajo, en conjunto con las áreas técnica y jurídicas dará su opinión sobre la admisibilidad de la petición. Donde la autoridad administrativa podrá solicitar a la empresa, y en cualquier momento, ampliar información o sugerir modificaciones a las mismas, para que la petición entregada por la empresa sea viable y en caso de que la empresa no cumpla con esta normativa, en cualquier momento, incluso posterior a la aprobación, podrá ser revocada si la empresa deja de estar dentro de los requisitos de la normativa.

Los recibos deben contener la mención “La Empresa reconoce la autenticidad, autoría e integridad del presente documento, cuya emisión ha sido autorizada mediante Resolución S.T. Nº...” y en ningún caso los empleadores podrán oponer el desconocimiento o apartarse de sus obligaciones, tanto laborales como de aportes y adecuarse al resto de la normativa vigente, y cualquier normativa complementaria o aclaratoria, será realizada por la Secretaria de Trabajo.

Hasta aquí analizamos la resolución 1455/2011, ahora pasemos a la resolución 1362/2012, donde la misma aclara ciertas cuestiones que parecen confusas en la 1455/2011.

Antes de solicitar la petición para emitir recibos de sueldo electrónicos deberá estar inscripta en AFIP la persona jurídica o persona física , y con dicha constancia sumarla a la documentación correspondiente, así mismo si el empleador es una persona física, deberá sumar copia de su DNI (con el fin de acreditar su persona), y en caso de una persona jurídica (una sociedad, por ejemplo) deberá adjuntar copia certificada del instrumento constitutivo y la correspondiente constancia de inscripción ante el registro que corresponda (IGJ) según su naturaleza jurídica.

Así mismo, dentro de la recepción del recibo de sueldo, deberá contar con dos campos para que el empleado exprese “conforme” o “no conforme” para que el trabajador seleccione una alternativa y que la misma quede firmada. Como es normal, la firma del empleador o su representante legal, deberá firmar cada recibo de sueldo antes de que el trabajador recepcione el recibo de sueldo.

Como los recibos son de carácter digital o electrónico, y debe estar sujeta a la ley de firma digital 25,506 la empresa deberá contar con dicha firma, de forma obligatoria para la persona física que firme el recibo, o su representante legal en caso de ser una sociedad, informando la autoridad Certificadora (por ejemplo AFIP), y deberá ser informado en la petición que la empresa entrega a la Secretaria de Trabajo mediante nota suscripta de dicha autoridad Certificadora informando la cantidad, tipo y clase. Y tiene la posibilidad de informar que trabajadores tienen, también, registrada firma digital o electrónica deberá informar cantidad, tipo y clase.

Como último requisito, el sistema que será empleado para emitir los recibos de sueldo electrónicos deberá contar con la posibilidad que el trabajador pueda realizara una copia o guardar los mismos en cualquier dispositivo propiedad del trabajador, con lo cual el empleado puede optar por guardar una copia sin ningún inconveniente, además claro, de poder consultarlo desde cualquier dispositivo fuera de la empresa, con un usuario y clave.